Support Boekhouden

Hoe kan ik rechtstreeks boeken op een BTW-grootboekrekening?

Wanneer u rechtstreeks op een BTW-grootboekrekening wilt boeken, ontvangt u de melding: Deze grootboekrekening is gekoppeld aan een BTW-tarief. U mag hierop niet rechtstreeks boeken. Boekstukregels voor BTW-bedragen worden automatisch aangemaakt als u een BTW-tarief selecteert in het veld 'BTW-tarief' Wilt u toch direct op een BTW-grootboekrekening boeken, dan kunt u deze optie als volgt activeren:

Instructies

1. Klik in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen. U kunt de instellingen ook openen door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Instellingen.
2. Klik op het tabblad Algemeen in de groep Instellingen Systeem op Administratie.
3. Markeer de optie Rechtstreeks boeken op BTW-grootboekrekeningen is toegestaan. U ontvangt de melding ''Let op: Als u rechtstreeks boekt op een grootboekrekening die gekoppeld is aan een BTW-tarief, wordt deze boeking niet meegenomen bij de BTW-aangifte. U dient in dit geval uw BTW-aangifte goed te controleren!'' en klik op OK.
4. Klik op Opslaan en Sluiten.

Nadat de instellingen zijn aangepast, kunt u rechtstreeks op een BTW-grootboekrekening boeken.

Let op! De boekingen die rechtstreeks op een BTW-grootboekrekening worden geboekt worden niet meegenomen in de BTW-aangifte.

Hoe pas ik de omschrijving van de administratie aan?

In de administratie wilt u de omschrijving/naam wijzigen. De omschrijving/nam van de administratie kunt u aanpassen in de instellingen.

Instructies

1. Open de instellingen door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Instellingen.
2. Klik vervolgens op het tabblad Algemeen in de groep Instellingen Systeem op Administratie.
3. Ga naar het tabblad Algemeen.
4. Bij Omschrijving kunt u de naam wijzigen.
5. Klik op Opslaan en sluiten.

Hoe verwijder ik verouderde gegevens uit mijn administratie?

U wilt bepaalde (oude) gegevens uit uw administratie verwijderen, maar u ontvangt een melding dat dit niet mogelijk is.

Oorzaak hiervan is dat aan de gegevens die u wilt verwijderen andere mutaties gekoppeld zijn. Het is dan niet mogelijk om de gegevens te verwijderen.

Om toch met een lege administratie te kunnen beginnen, adviseren wij u aan om een nieuwe administratie te maken gebaseerd op de bestaande. Hierbij zullen de basisgegevens zoals relaties en grootboekrekeningen wel worden overgenomen, maar worden er geen financiële feiten overgenomen. Er bestaan hierdoor ook geen koppelingen meer naar bijvoorbeeld relaties, waardoor u deze kunt verwijderen wanneer u deze niet meer gebruikt.

Instructies

1. Klik in de werkbalk Snelle toegang op Nieuwe administratie. U kunt een nieuwe administratie ook aanmaken door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Nieuw. De Wizard Nieuwe administratie wordt geopend.
2. Klik op Volgende.
3. Selecteer de optie Bestaande administratie.
4. Selecteer de betreffende administratie door op het grijze knopje met het zwarte driehoekje te klikken.
5. Klik op Volgende.
6. Volg de instructies op het scherm. Als de 'Wizard Nieuwe administratie' is afgerond dan zijn alle grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren overgenomen van uw oude administratie in de nieuwe administratie.

Hoe kan ik de periode-indeling van het boekjaar aanpassen?

U wilt de periode-indeling van het boekjaar wijzigen. Het aantal perioden waarin een boekjaar is opgedeeld, kunt u alleen instellen bij het aanmaken van een administratie; het is niet mogelijk om de periode-indeling in een bestaande administratie aan te passen.

Wilt u de periode-indeling wijzigen, dan kunt u een nieuwe administratie aanmaken en deze nieuwe administratie baseren op een bestaande. Kiest u voor deze optie, dan worden alle niet-financiële gegevens van de bestaande administratie overgenomen. U kunt hierbij denken aan gegevens als ingevoerde relaties en artikelen en het grootboekrekeningschema. De gewenste periode-indeling geeft u vervolgens op in stap 5 van de wizard Nieuwe administratie

Instructies

1. Klik in de werkbalk Snelle toegang op Nieuwe administratie. U kunt een nieuwe administratie ook aanmaken door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Nieuw. De Wizard Nieuwe administratie wordt geopend.
2. Klik op Volgende.
3. Selecteer de optie Bestaande administratie.
4. Selecteer de betreffende administratie door op het grijze knopje met het zwarte driehoekje te klikken.
5. Klik op Volgende.
6. Volg de instructies op het scherm. Als de 'Wizard Nieuwe administratie' is afgerond dan zijn alle grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren overgenomen van uw oude administratie in de nieuwe administratie.

Hoe kan ik een administratie verwijderen?

Een administratie die u niet meer nodig heeft wilt u verwijderen. U kunt een administratie verwijderen via onderstaande instructies. Houdt u er rekening mee dat de administratie definitief van uw systeem wordt verwijderd en dat dit niet meer ongedaan gemaakt kan worden.

Let op: De administratie die u wilt verwijderen mag niet geopend zijn.

Instructies

1. Klik linksboven op de Davilex-knop en vervolgens op Verwijderen. Het formulier 'Administratie verwijderen' wordt geopend.
2. Selecteer in de keuzelijst 'Administratie' de betreffende administratie die u wilt verwijderen.
3. Klik op de knop OK om de administratie te verwijderen.
4. Bevestig het dialoogvenster 'Wilt u de administratie "<administratienaam>" echt verwijderen?' door op Ja te klikken.
5. De administratie is nu verwijderd van uw systeem.

Hoe verhelp ik het niet correct tonen van datum en getallen?

De datum en getallen worden niet correct weergegeven in de software van Davilex. In de software van Davilex wordt de weergave overgenomen uit Windows. Het kan voorkomen dat ondanks de gewenste weergave in Windows is ingesteld dit niet correct wordt overgenomen, dit kunt u verhelpen via onderstaande instructies.

Instructies

1. Is de software van Davilex nog geopend? Sluit het programma dan af voordat u onderstaande stappen uitvoert.
2. Druk de toetsencombinatie Windows-logotoets + R in. Het venster 'Uitvoeren' wordt geopend. (De Windows-logotoets op uw toetsenbord is herkenbaar aan het Microsoft-logo)
3. Voer in het vak 'Openen:' intl.cpl en druk op de Enter-Toets.
4. Klik op de knop Meer instellingen. Het venster 'Indeling aanpassen' wordt geopend.
5. Klik onder het tabblad 'Getallen' op de knop Beginwaarden.
6. Bevestig de vraag 'Wilt u alle aanpassingen van de huidige indeling verwijderen?' door op Ja te klikken.
7. Sluit het venster 'Indeling aanpassen' door op OK te klikken.
8. Sluit het venster 'Land en taal' door op de knop Toepassen en vervolgens op OK te klikken.

Hoe pas ik de lettergrootte in de software van Davilex aan?

U wilt de lettergrootte zoals gebruikt in de software van Davilex vergroten of verkleinen. Om de lettergrootte aan te passen gaat u naar de instellingen.

Instructies

1. Klik in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen of open de instellingen door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Instellingen.
2. Klik op het tabblad Programma op de tab Beeldscherm.
3. Selecteer onder Weergave lijsten de gewenste lettergrootte.
4. Klik op Opslaan en sluiten.

Hoe controleer ik de BTW-aangifte?

Tijdens of na het doorlopen van de wizard ‘BTW-aangifte’ constateert u dat het overzicht van de BTW-aangifte niet de juiste bedragen weergeeft of dat bedragen in een onjuiste rubriek vermeldt worden.

U kunt de volgende stappen uitvoeren om de mogelijke oorzaak hiervan te achterhalen: Grootboekoverzicht controleren en Directe boekingen op BTW-rekeningen.

Grootboekoverzicht controleren

Om inzicht te krijgen hoe de bedragen in de BTW-aangifte rubrieken zijn opgebouwd, kunt u een overzicht opvragen van de boekingen met BTW-tarieven.

Voer hiervoor de volgende handelingen uit:

1. Ga naar het tabblad Rapportage en klik in de groep Rapportage op Toon Rapportage of klik op het tabblad Rapportage in de werkbalk op Nieuw rapport. Het formulier ‘Sjabloon kiezen’ wordt getoond.
2. Klik onder ‘Kies een rapporttype’ op Boekhouding en selecteer het rapport ‘Grootboek’.
3. Klik op OK. Het formulier ‘Eigenschappen grootboek’ wordt nu weergegeven.
4. Klik op het tabblad Periode.
5. Selecteer in het veld Boekjaar het correcte boekjaar.
6. Selecteer in het veld Periode onder de groepen ‘Begindatum’ en ‘Einddatum’ de gewenste periode waarover de BTW-aangifte berekend wordt.
7. Klik op het tabblad Kolommen.
8. Markeer de kolommen BTW-tarief en BTW-bedrag.
9. Klik op OK. Het grootboekoverzicht wordt nu opgemaakt.
10. Controleer in het overzicht welke BTW-tarieven gebruikt zijn in de boekingen.

Het is gebruikelijk dat er BTW-tarieven gekoppeld zijn aan de boekingen op omzetrekeningen (nummer 8xxx), kostenrekeningen (nummer 4xxx) en inkooprekeningen (7xxx). Het is ook mogelijk dat er BTW-tarieven gekozen zijn in de bank/kas boekingen.

Let op: er is een verschil tussen boekingen met BTW-tarief ‘BTW 0% (Geen)’ en ‘BTW 0% (Nul)’. Boekingen met het BTW-tarief ‘BTW 0% (Nul)’ worden namelijk geplaatst in rubriek 1e. van de BTW-aangifte. Boekingen met BTW-tarief ‘BTW 0% (Geen)’ worden in het geheel niet meeberekend in de BTW-aangifte.

Worden er onjuiste BTW-tarieven getoond in het overzicht, dan kunt u in de meeste gevallen het betreffende boekstuk opzoeken in de boekhouding en het BTW-tarief corrigeren. Blijkt dit niet mogelijk (bijvoorbeeld omdat er een verkoopfactuur aan is gekoppeld), dan dient u eerst het oorspronkelijke document te dupliceren en vervolgens het oorspronkelijke document (bijvoorbeeld de factuur) te crediteren. Hierna kunt u in het gedupliceerde document de juiste BTW-tarieven selecteren en dit document definitief afdrukken.

Directe boekingen op BTW-rekeningen vinden

Indien in de instellingen van de administratie de optie ‘Rechtstreeks boeken op BTW-grootboekrekeningen is toegestaan’ is gemarkeerd, dan is het mogelijk een directe boeking op een BTW-grootboekrekening te plaatsen.

Omdat de software van Davilex de BTW-aangifte berekent aan de hand van de gebruikte BTW-tarieven in de boekingen, is het hierdoor niet mogelijk deze directe boekingen te verwerken in de BTW-aangifte. Het is immers niet bekend in welke rubriek deze bedragen moeten worden geplaatst. De BTW-aangifte zal hier in dit geval ook een waarschuwing voor geven.

U kunt als volgt controleren of directe boekingen op BTW-rekeningen worden toegestaan:

1. Klik in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen. U kunt de instellingen ook openen door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Instellingen.
2. Klik op het tabblad Administratie in groep Instellingen systeem op Administratie.
3. Controleer of de optie ‘Rechtstreeks boeken op BTW-grootboekrekeningen is toegestaan’ is gedemarkeerd. Wij adviseren u deze optie alleen in uitzonderingssituaties te markeren.

Is de optie gemarkeerd, dan kunt u als volgt controleren welke directe boekingen op BTW-rekeningen zijn gemaakt:

1. Ga naar het tabblad Rapportage en klik in de groep Rapportage op Toon Rapportage of klik op het tabblad Rapportage in de werkbalk op Nieuw rapport. Het formulier ‘Sjabloon kiezen’ wordt getoond.
2. Klik onder ‘Kies een rapporttype’ op Boekhouding en selecteer het rapport ‘Grootboek’.
3. Klik op OK. Het formulier ‘Eigenschappen grootboek’ wordt nu weergegeven.
4. Klik op Alles demarkeren. Markeer in de lijst van grootboekrekeningen de BTW-rekeningen (meestal beginnen deze met het nummer 15xx).
5. Klik op het tabblad Periode.
6. Selecteer in het veld Boekjaar het correcte boekjaar.
7. Selecteer in het veld Periode onder de groepen ‘Begindatum’ en ‘Einddatum’ de gewenste periode waarover de BTW-aangifte berekend wordt.
8. Klik op OK. Het grootboekoverzicht wordt nu opgemaakt.
9. Controleer in het overzicht of er boekingen zijn die niet beginnen met de omschrijving ‘BTW over …’

Alle boekingen die niet met deze omschrijving beginnen, zijn direct geplaatste BTW-boekingen. Deze dient u handmatig op te tellen bij de berekende BTW-aangifte. Het is in de software van Davilex mogelijk om de bedragen in de berekende BTW-aangifte aan te passen.

Hoe kan de BTW-periode worden aangepast?

Van de belastingdienst heeft u bericht gekregen dat de periode waarover u BTW-aangifte doet wijzigt.

Om de aangifte voortaan te kunnen versturen over de nieuwe periode moet ook de administratieve software van Davilex worden aangepast. De BTW-aangifte periode kunt u aanpassen in de administratie-instellingen.

Instructies

1. Open de administratie waarvoor u de BTW-aangifteperiode wilt aanpassen.
2. Klik in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen, u kunt de instellingen ook openen door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Instellingen.
3. Klik op het tabblad Algemeen en klik in de groep Instellingen systeem op Administratie.
4. Selecteer uit de keuzelijst bij het veld ‘BTW-administratie voeren met BTW-aangifte per’ de termijn waarover u voortaan aangifte doet.
5. Klik op Opslaan en sluiten om de wijziging op te slaan en het venster af te sluiten.

De nieuwe instellingen zijn direct van kracht. Wanneer u een nieuwe BTW-aangifte start, zal dit zijn voor de periode die u zojuist heeft ingesteld

Hoe doe ik de BTW-aangifte?

Om de BTW-aangifte af te sluiten gaat u als volgt te werk:

1. Klik op het tabblad Boekhouding in de groep BTW en ICP op BTW-aangifte afsluiten*.
2. Klik op Volgende. Op dit tabblad kunt kunt u een aantal rubrieken handmatig in te vullen.
3. Klik op Volgende, de rubrieken worden vervolgens automatisch berekend.
4. Klik op Volgende, op dit tabblad kunt u de aangifte controleren.
5. Klik op Volgende.
6. Indien de aangifte niet moet worden afgedrukt markeert u de optie 'Naar de volgende stap zonder gegevens af te drukken'.
7. Klik op Volgende.
8. Indien dit de 1e keer is dat de BTW-aangifte wordt gedaan kunt u op het tabblad 'Aangifte is inhoudelijk verzorgd door' uw gegevens invullen, bij een volgende keer worden deze gegevens overgenomen van de vorige aangifte. Controleer uw gegevens en pas indien nodig aan.
9. Klik op Voltooien om de BTW-aangifte af te sluiten en de aangifte wordt dan direct verstuurd naar de belastingdienst (alleen beschikbaar als u zich heeft aangemeld voor het Davilex XBRL-portaal). Wilt u nu de aangifte nog niet versturen dan markeert u de optie 'Niet digitaal aangifte doen'.

* Kunt u deze optie niet kiezen, dan kan de BTW-aangifte op dat moment niet worden afgesloten. Dit is bijvoorbeeld het geval als de huidige en alle voorgaande BTW-aangifte perioden al zijn afgesloten.

Hoe kan ik suppletie op de aangifte doen?

Heeft u een BTW-aangifte ingediend bij de Belastingdienst en zijn erin deze aangifteperiode nadien wijzigingen aangebracht die van invloed zijn op de BTW-aangifte? Dan kunt u een suppletie op de aangifte indienen.

1. Open de lijst BTW-aangifteperioden door op het tabblad Boekhouding in de groep BTW en ICP op BTW-aangifteperioden te klikken
2. Selecteerde BTW-aangifteperiode waarop u een suppletie wilt doen. (Let op: U kunt alleen suppletie doen op een BTW-aangifte met de status 'Geaccepteerd'.
3. Klik in de werkbalk op Suppletie. De BTW-bedragen worden nu direct opnieuw berekend en het formulier BTW-aangifteperiode suppletie toevoegen wordt geopend.
4. In het formulier staan in de eerste twee kolommen de omzet en BTW zoals oorspronkelijk berekend. In de derde en vierde kolom (Ber. omzet en Ber. BTW) staan de bedragen die nu berekend zijn. In de laatste twee kolommen wordt het verschil tussen de oorspronkelijke en opnieuw berekende bedragen getoond. Staan in deze laatste twee kolommen bedragen ongelijk aan '0' , dan is uw oorspronkelijke BTW-aangifte niet correct geweest en moet u een suppletie op de aangifte indienen.
5. Klik op Opslaan en sluiten om de suppletie op te slaan of klik op Aangifte versturen om de aangifte direct te versturen naar de Belastingdienst (alleen beschikbaar als u zich heeft aangemeld voor het Davilex XBRL-portaal).

Kan ik digitaal BTW-aangifte doen?

Het is mogelijk om vanuit de software van Davilex digitaal de BTW-aangifte naar de belastingdienst via het Davilex XBRL-portaal. Indien u zich hiervoor wilt aanmelden stuur dan een e-mail met uw klantgegevens naar klantenservice.davilex@visma.com.

Hoe kan ik de BTW-aangifte herberekenen?

Heeft u de BTW-aangifte al berekend, maar nadien nog boekingen toegevoegd/gewijzigd? Dan kunt u de BTW-aangifte herberekenen. Hoe u de BTW-aangifte kunt herberekenen is echter afhankelijk van of u de BTW-aangifte wel of niet heeft verstuurd aan de belastingdienst.

Is de BTW-aangifte nog niet verstuurd?

Dan kunt u de BTW-aangifte als volgt opnieuw laten berekenen in Davilex.

1. Klik op het tabblad Boekhouding in de groep BTW en ICP op BTW-aangifteperioden.
2. Selecteer de betreffende periode.
3. Klik op Wijzigen, het formulier BTW-aangifteperioden wijzigen wordt geopend.
4. Klik op Opnieuw berekenen.
5. Indien u de BTW-aangifte wilt versturen, klikt u op Aangifte versturen (alleen beschikbaar als u zich heeft aangemeld voor het Davilex XBRL-portaal).
6. Klik op Opslaan en sluiten.

Is de BTW-aangifte wel verstuurd?

De Belastingdienst staat het niet toe dat u de aangifte tweemaal verstuurt. Heeft u de aangifte al verstuurd, dan kunt u een suppletieaangifte doen.